Fahrtenbuch: Zeitnahe Aufzeichnungen sind Pflicht

Der Steuerpflichtige sollte beim Führen eines Fahrtenbuchs auf jeden Fall Sorgfalt walten lassen. Wichtig ist insbesondere eine zeitnahe Aufzeichnung der Fahrten, wie ein aktuelles Urteil des Finanzgerichts Rheinland-Pfalz zeigt. Andernfalls darf das Finanzamt das Fahrtenbuch als nicht ordnungsgemäß zurückweisen, und den zu versteuernden geldwerten Vorteil nach der 1 %-Regelung ermitteln. Das kann für den Steuerpflichtigen dann mitunter teuer werden, vor allem wenn er, wie im vorliegenden Fall einen teuren Sportwagen als Dienstwagen fährt.

Finanzamt ermittelt geldwerten Vorteil nach der 1 %- Regelung

Der Kläger in dem hier verhandelten Verfahren bekam von seinem Arbeitgeber einen Maserati mit einem Listenpreis von 116.000 Euro als Dienstwagen zur Verfügung gestellt. Den Maserati durfte der Kläger auch für private Fahrten nutzen. Der Kläger führte ein Fahrtenbuch, in dem er private und berufliche Fahrten dokumentierte. Dieses Fahrtenbuch war jedoch nach Meinung des Finanzamts nicht ordnungsgemäß. Deshalb wurde der geldwerte Vorteil, der für die Privatnutzung eines Dienstwagens als Lohn anzusetzen ist, vom Finanzamt nicht nach dem Anteil der im Fahrtenbuch aufgezeichneten Privatfahrten, sondern stattdessen nach der 1 %-Regelung festgesetzt.

Weil der auf diese Weise ermittelte Betrag in einigen Streitjahren höher ausfiel, als die dem Arbeitgeber für den Maserati tatsächlich entstandenen Kosten, nahm das Finanzamt aus Billigkeitsgründen eine entsprechende Kostendeckelung vor. Doch der Kläger war damit nicht einverstanden und zog vor Gericht. Unter Berufung auf die Aufzeichnungen in seinem Fahrtenbuch wollte er erreichen, dass der Lohn nur um rd. 3.000 Euro (2003), 1.350 Euro (2004), 640 Euro (2005) und 5.800 Euro (2006) erhöht wird und nicht wie geschehen um bis zu 10.440 Euro.

Fahrtenbuch des Klägers war nicht ordnungsgemäß

Seine Klage blieb aber erfolglos. Das Finanzgericht Rheinland Pfalz entschied, dass das Finanzamt den geldwerten Vorteil für die private Nutzung des Dienstwagens zu Recht nach der 1 %-Regelung ermittelt hat. Nach der Überprüfung des Fahrtenbuchs kam auch das Finanzgericht zu der Überzeugung, dass es nicht ordnungsgemäß ist. Dafür spricht zum einen der Umstand, dass das für die Eintragungen verwendete Formularbuch erst nach den Streitjahren in den Handel gekommen ist. Daraus lässt sich folgern, dass die Aufzeichnungen im Fahrtenbuch nicht wie gefordert zeitnah, sondern erst nachträglich erstellt worden sind. Einige der eingetragenen Fahrten konnten gar nicht stattgefunden haben, weil der Maserati nachweislich in der Werkstatt bzw. bereits verkauft gewesen war. Zum anderen hat der Kläger oftmals im Fahrtenbuch auch keine konkreten Angaben zum Ziel und Zweck der Reise eingetragen.

Kostendeckelung aus Billigkeitsgründen

Wenn das Fahrtenbuch wie im vorliegenden Fall nicht anerkannt wird, ist die Nutzungspauschale normalerweise in voller Höhe anzusetzen, erklärte das Gericht. Eine Ausnahme gilt nur für den Fall, dass die Nutzungspauschale so wie hier die tatsächlichen Aufwendungen für das Fahrzeug übersteigt. In diesem Fall kommt das BMF-Schreiben vom 18. November 2009 (IV C 6-S 2177/07/10004; BStBl 2009, 1326) zur Anwendung, wonach die Kostenpauschale aus Billigkeitsgründen auf den Betrag der Gesamtkosten des jeweiligen Fahrzeugs zu begrenzen ist. Diese Kostendeckelung wurde hier auch vom Finanzamt korrekterweise vorgenommen.

Bildnachweis: © Phase4Photography