Diktiergerät und Excel-Tabelle sind kein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch

Darf der Firmenwagen vom Arbeitnehmer auch für private Fahrten genutzt werden, muss das versteuert werden. Wenn dafür nicht 1 %-Regelung angewendet werden soll, muss stattdessen ein Fahrtenbuch geführt werden. Aufzeichnungen mittels einem Diktiergerät und die anschließende Übertragung in Excel-Tabellen werden jedoch nicht anerkannt. Das zeigt ein aktuelles Urteil des Finanzgerichts Köln (FG Köln, Urteil vom 18. Juni 2015, Az. 10 K 33/15).

In dem vor dem Finanzgericht Köln verhandelten Verfahren stritten die Parteien darüber, ob die vom Fahrer mittels Diktiergerät besprochenen Kassetten die Anforderung an ein ordnungsgemäß geführtes Fahrtenbuch erfüllen. Geklagt hatte in dem vorliegenden Fall ein Steuerberater, der Einkünfte aus nichtselbstständiger Arbeit erzielt. Als Firmenwagen hatte ihm sein Arbeitgeber einen Porsche Carrera zur Verfügung gestellt, den er auch für private Fahrten nutzen durfte. Um das Verhältnis der dienstlichen Fahrten zu privaten Fahrten zu dokumentieren, führte der Kläger ein Fahrtenbuch in Form eines Diktiergeräts.

Finanzamt lehnt Fahrtenbuch ab und wendet 1 %-Regelung an

Dabei ging er folgendermaßen vor: Am Anfang einer Autofahrt diktierte er den Zweck der Fahrt, das aktuelle Datum und den km-Stand. Während der Fahrt diktierte er besondere Vorkommnisse wie etwa Staus, Straßensperrungen oder Umleitungen. Am Zielort angekommen wurde wiederum der aktualisierte km-Stand auf Band gesprochen. Während der Eingaben ließ er das Autoradio laufen, um seine Angaben zu verifizieren. Durchschnittlich zwei Mal pro Woche wurden die Ansagen auf den Kassetten des Diktiergeräts von der Sekretärin des Klägers in Excel-Tabellen übertragen. Die einzelnen Blätter und die Kassetten wurden archiviert und die Blätter am Ende des Jahres gebunden. Das Finanzamt weigerte sich jedoch das Fahrtenbuch anzuerkennen und ermittelte deshalb den geldwerten Vorteil für die private Nutzung des Firmenwagens stattdessen nach der 1 %-Regelung.

Besprochene Kassetten können nachträglich verändert werden

Das Finanzgericht Köln gab dem Finanzamt recht und wies die Klage des Steuerberaters als unbegründet ab. Nach Auffassung des Gerichts erfüllen die von dem Kläger besprochenen Kassetten die Anforderungen an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch nicht, da es die heutigen technischen Möglichkeiten erlauben, Kassetten nachträglich zu verändern, ohne dass ein Bruch erkennbar ist. Darüber hinaus kann jede einzelne Kassette nachträglich neu besprochenen werden. Außerdem sich de Kassetten nicht gegen einen Verlust gesichert. Ferner wäre die Überprüfung, ob die Kassetten auch tatsächlich „eins zu eins“ in die Excel-Tabellen übertragen wurden, mit einem nicht vertretbaren Aufwand für das Finanzamt verbunden, so das Gericht.

Bildnachweis: © Phase4Photography