Die Tücken des elektronischen Fahrtenbuchs

Falls ein Firmenwagen auch für Privatfahrten genutzt wird, muss der private Nutzungsanteil versteuert werden. Eine Möglichkeit zur Ermittlung des privaten Nutzungsanteils ist das Führen eines Fahrtenbuchs. Doch aufgepasst, bei elektronischen Fahrtenbüchern gibt es oft Ärger mit dem Finanzamt. Das Finanzgericht Baden-Württemberg (FG Baden-Württemberg, Urteil vom 14. Oktober 2014, Az. 11 K 736/11) musste nun entscheiden, ob ein elektronisches Fahrtenbuch vom Finanzamt zurecht als nicht ordnungsgemäß abgelehnt wurde.

In dem vorliegenden Fall hatte ein selbstständiger Apotheker den privaten Nutzungsanteil für sein betriebliches Fahrzeug in den Streitjahren 2006 – 2008 mit Hilfe eines elektronischen Fahrtenbuchs ermittelt. Dafür nutzte er die Software „1-2-3-Fahrtenbuch“ in der Version 7.08. Das Finanzamt vertrat jedoch die Auffassung, dass es sich nicht um ein ordnungsgemäß geführtes Fahrtenbuch handelte, da die verwendete Fahrtenbuchsoftware es ermöglichte, die Daten im Nachhinein zu bearbeiten, ohne dass die Änderungen später nachvollzogen werden konnten. Aus diesem Grund weigerte sich das Finanzamt das elektronische Fahrtenbuch anzuerkennen und ermittelte den geldwerten Vorteil stattdessen nach der 1 %-Regelung, was zu einer höheren Steuerbelastung führte.

Streitfrage: Wann sind die Anforderungen an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch nicht erfüllt?

Gegen die Entscheidung des Finanzamts, das Fahrtenbuch abzulehnen, klagte der Apotheker. Es wurde daraufhin ein Sachverständigengutachten eingeholt. Dabei kam der Sachverständige, der eine neuere Version der Software untersucht hatte, zu dem Schluss, dass in der geprüften Version durch einen Datenbank-Direktzugriff mit einem geeigneten Programm nicht dokumentierte Manipulationen möglich sind. Außerdem führte der Betriebsprüfer dem Gericht vor, wie Manipulationen in der älteren Version der Software auch ohne Datenbankdirektzugriff möglich waren. Sogar im finanzamtssicheren Modus des Programms waren noch diverse Änderungen über einen Datenexport nach MS Excel und einen Rückimport möglich. Das Finanzgericht Baden-Württemberg gab dem Finanzamt deshalb recht und wies die Klage des Apothekers ab (FG Baden-Württemberg, Urteil vom 14. Oktober 2014, Az. 11 K 736/11). Nach dem Sachverständigengutachten und der Demonstration durch den Betriebsprüfer stand für das Gericht fest, dass die vom Kläger verwendete Software undokumentierte Änderungen zuließ und somit nicht den Anforderungen des Bundesfinanzhofs an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch genügte.

Hintergrund: Wie funktioniert die 1 %-Regelung

Wenn kein Fahrtenbuch geführt wird oder das Fahrtenbuch von Finanzamt als nicht ordnungsgemäß geführt abgelehnt wird, muss der geldwerte Vorteil für die Privatnutzung des Firmenwagens nach der 1 %-Regelung ermittelt werden. In diesem Fall wird der inländische Brutto-Listenpreis des Firmenwagens zugrunde gelegt. Der Brutto-Listenpreis ist auf volle 100 Euro abzurunden. Ein Prozent dieses Betrages muss dann pro Monat als geldwerter Vorteil für die private Nutzung des Firmenwagens den Einkommen hinzugerechnet werden. Die 1 %-Regelung ist zwar einfach in der Anwendung, dafür aber in vielen Fällen steuerlich ungünstiger.

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