Aufbewahrungsfristen – Wie lange müssen Belege fürs Finanzamt aufbewahrt werden?

Über die Jahre sammelt sich eine ganze Menge an Belegen und Quittungen an. Wenn der Steuerpflichtige aufräumt, sollte er unbedingt darauf achten, keine Belege blindlings wegzuwerfen. Denn für viele Belege gelten gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrungsfristen. Bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfrist müssen diese Belege vom Steuerpflichtigen für das Finanzamt verwahrt werden. Dies gilt übrigens nicht nur für Unternehmer, sondern in bestimmten Fällen auch für Privatpersonen.

Aufbewahrungsfristen bei Unternehmern

Unternehmer sind gemäß § 147 Abs. 3 AO verpflichtet Geschäftsbücher, Inventare, Bilanzen und sonstige zu führende Bücher zehn Jahre lang aufbewahren. Diese zehnjährige Aufbewahrungsfrist gilt nicht nur für Dokumente in Papierform, sondern ebenfalls für digitale Aufzeichnungen. Daraus folgt, dass Bücher, Aufzeichnungen etc. mit der letzten Eintragung aus dem Jahr 2004 oder früheren Datums inzwischen bedenkenlos entsorgt werden können. Für empfangene oder abgesandte Handels- und Geschäftsbriefe gilt davon abweichend nur eine sechsjährige Aufbewahrungsfrist. Briefe, die bis zum 31. Dezember 2008 oder früher eingegangen sind, können somit auch schon aussortiert werden.

Aufbewahrungsfristen bei Privatpersonen

An Privatpersonen werden vom Finanzamt hinsichtlich der Aufbewahrung von Belegen weniger strenge Anforderungen gestellt als an Unternehmer. Denn normalerweise müssen Rechnungen und sonstige Belege von Privatpersonen nicht langfristig aufbewahrt werden, sondern können bereits entsorgt werden, nachdem sie dem Finanzamt vorgelegt wurden und der Steuerbescheid in Ordnung ist. Falls der Steuerpflichtige seine Einkommensteuererklärung auf elektronischem Wege an das Finanzamt übermittelt hat, muss er die Belege bis zur Bestandskraft des Steuerbescheides aufbewahren.

Für Besserverdiener gilt einer sechsjährige Aufbewahrungsfrist

Eine Ausnahmeregelung gilt allerdings für Besserverdiener. Falls der Steuerpflichtige im letzen Jahr Einkünfte aus Kapitalvermögen, Vermietung und Verpachtung oder nichtselbstständiger Arbeit von mehr als 500.000 Euro erwirtschaftet hat, ist er verpflichtet, die entsprechenden Unterlagen sechs Jahre lang zu archivieren. Darüber hinaus sind auch Privatleute gemäß 14b Abs. 1 UstG gesetzlich verpflichtet, Rechnungen und Zahlungsbelege in Zusammenhang mit Arbeiten oder Dienstleistungen an einem Haus, einer Wohnung oder einem Grundstück zwei Jahre aufzubewahren. Für die Steuerbescheide selbst besteht zwar keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht. Dennoch sollte man sie nicht vorschnell entsorgen, da sie mitunter später noch bei Anträgen auf staatliche Hilfen wie etwa Elterngeld oder Pflegegeldzahlungen benötigt werden könnten. Ohnehin sollten auch Privatpersonen immer daran denken, dass eine Aufbewahrung von Belegen abseits der steuerrechtlichen Vorgaben auch aus zivilrechtlichen Gründen sinnvoll ist. Denn die Belege können im Streitfall dabei helfen, Verjährungsfristen oder Gewährleistungsrechte nachzuweisen.

Bildnachweis: © beermedia.de – Fotolia.com