ELStAM - elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale

Das ist ELStAM

Bei den elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmalen, kurz ELStAM, handelt es sich um die Angaben, die bisher auf der Vorderseite der Lohnsteuerkarte eingetragen wurden:

• Steuerklasse,
• Anzahl der Kinderfreibeträge,
• Faktor bei der Steuerklasse 5 (sofern beantragt),
• Kirchensteuermerkmal,
• Bei Ehepartnern das Kirchensteuermerkmal des Ehegatten sowie
• Frei- und Hinzurechnungsbetrag.

Diese Informationen sind in der ELStAM-Datenbank beim Bundeszentralamt für Steuern gespeichert und können dort durch den Arbeitgeber angefordert werden. Verbindlich für den Arbeitgeber sind grundsätzlich nur noch die elektronisch gespeicherten ELStAM Daten. Sollten sich diese Daten zum Beispiel bei einem Steuerklassenwechsel ändern, wird dies durch eine Änderungsliste dargestellt. Die Änderungsliste steht dem Arbeitgeber am Anfang eines jeden Monats elektronisch zum Abruf bereit.

ELStAM Verfahren

Die Arbeitnehmer sind dazu verpflichtet, bei Beginn einer neuen Beschäftigung dem Arbeitgeber die folgenden Informationen mitzuteilen:

• Steueridentifikationsnummer,
• Geburtsdatum sowie
• Art des Arbeitsverhältnisses: Haupt- oder Nebenarbeitsverhältnis.

Mithilfe dieser Angaben kann der Arbeitgeber den Arbeitnehmer in der ELStAM-Datenbank anmelden. Der Arbeitgeber erhält darauf hin vom Bundeszentralamt für Steuern auf elektronischem Wege eine Anmeldebestätigungsliste mit den jeweils aktuellen ELStAM Daten der von ihm angemeldeten Arbeitnehmern. Mittels der abgerufenen ELStAM-Daten kann der Arbeitgeber dann den passenden Lohnsteuerabzug für den Arbeitnehmer ausführen.

Sollte der Arbeitgeber die ELStAM Daten nicht (dies kann durch eine vom Arbeitnehmer beantragte Sperrung bedingt sein) abrufen können, gilt dies wie ein verschuldetes Nichtvorlegen der Lohnsteuerkarte. Damit ist der Arbeitgeber dazu verpflichtet, den Arbeitslohn nach der ungünstigsten Steuerklasse VI zu besteuern. Wenn ein Beschäftigungsverhältnis beendet wird, muss der Arbeitgeber den Arbeitnehmer in der ELStAM-Datenbank abmelden.

ELStAM Zuständigkeiten

Zuständig für die Änderung der ELStAM Daten sind seit 2011 alleinig die Finanzämter. Die Änderungen bei melderechtlichen Daten wie unter anderem die Eheschließung, die Geburt eines Kindes oder der Kirchenein- oder Kirchenaustritt werden immer noch durch die Meldebehörden erledigt, welche die geänderten Daten anschließend direkt an das Bundeszentralamt für Steuern übermitteln, wodurch die Aktualität der ELStAM Daten sichergestellt wird.

Datenschutz bei ELStAM

Der Transfer sowie die Datenspeicherung der Lohnsteuer Angaben in die ELStAM-Datenbank wird auf Grundlage des § 39e Einkommensteuergesetz (EStG) sowie des § 139b Abgabenordnung (AO) vorgenommen. Es sind jeweils nur die aktuellen Arbeitgeber dazu berechtigt, die ELStAM Daten abzurufen. Wenn das Arbeitsverhältnis beendet wird, entfällt auch diese Berechtigung. Die Arbeitnehmer müssen im Grundsatz keine Angaben zu Abrufberechtigungen des Arbeitgebers machen, können jedoch bei Ihrem Finanzamt einen Antrag darauf stellen, dass nur bestimmte Arbeitgeber ihre ELStAM Daten abfragen dürfen (Positivliste). Außerdem haben die Arbeitnehmer die Möglichkeit, bestimmte oder auch alle Arbeitgeber den Zugang zu ihren ELStAM Daten zu verweigern (Teil- oder Vollsperrung). Hierbei ist aber wichtig, dass der Arbeitgeber im Falle einer Abrufsperre dazu verpflichtet ist, eine Besteuerung des Arbeitslohns nach Steuerklasse VI vorzunehmen.

Eine Auskunft darüber, welche ELStAM Daten beim Bundeszentralamt für Steuern aktuell gespeichert sind und welche Arbeitgeber diese in den letzten zwei Jahren abgerufen haben, können die Arbeitnehmer ab Beginn des Verfahrens im ELSTER-Online-Portal erhalten, wozu eine Authentifizierung unter Verwendung der IdNr. notwendig ist. Eine vielleicht schon bestehende Authentifizierung im ElsterOnline-Portal ohne eine IdNr. ist dafür nicht ausreichend. Außerdem können die Auskünfte über die ELStAM Daten auch beim zuständigen Finanzamt erfragt werden.